Персональный канбан – методика планирования, которую подарила миру Япония. Впервые она была разработана и успешно применена фирмой «Тойота». С японского языка «канбан» переводится как «рекламный щит» или «вывеска». О том, что это за система и как ее применить для собственного эффективного планирования дел, расскажем в этой статье.
Что такое «персональный канбан»?
Персональный канбан – это визуализированная, динамичная карта вашей личной занятости. В нее входят три основных блока:
- To do – задачи и проекты, которые нужно выполнить.
- Doing – то, что вы делаете сейчас, начиная неделей и заканчивая конкретным моментом.
- Done – выполненные задачи и закрытые проекты.
Основные принципы канбана
Два основных принципа персонального канбана – это визуализация и лимитирование.
Визуализация заключается в расположении каждой конкретной задачи или проекта на отдельном стикере (реальном или виртуальном) и его перемещении из одного поля в другое. При этом вы можете использовать разные по размеру и цвету стикеры для обозначения времени, необходимого для выполнения задачи, степени ее важности или принадлежности к одному общему проекту.
Принцип лимитирования заключается в ограничении количества задач на неделю, день и на текущий момент. Выяснить комфортное для вас количество дел можно опытным путем. Но в среднем не стоит ставить на день больше 6 задач, а в текущую работу перемещать больше 2-3.
Почему это работает?
В отличие от простых списков и ежедневников персональный канбан более эффективен именно за счет визуализации и выставления лимитов.
Преимущества визуализации:
- возможность прояснить цели и увидеть приоритетные задачи;
- создание целостного представления о рабочем процессе;
- новая задача поступает в работу только после закрытия предыдущей;
- положительные эмоции от видимых результатов своей работы за счет перемещения стикера в блок Done.
Лимитирование избавляет нас от стресса и перегрузок. Ставя перед собой слишком много задач, мы либо не успеваем выполнить их в срок, либо теряем в качестве выполненной работы. Все это оставляет у нас чувство неудовлетворенности. Накапливаясь, оно приводит к постоянному стрессу.
Лимит на задачи избавляет нас от этой проблемы: мы делаем ровно столько, сколько можем успеть.
Как применить персональный канбан в жизни?
Чтобы начать планировать дела по персональному канбану, можно использовать как физические средства – магнитные доски и стикеры, так и виртуальные – специальные приложения (Trello, KanbanFlow, Kanbanote).
В качестве основы для своей карты занятости вы можете выбрать упрощенную схему – как на картинке выше, либо расширить ее – как на этом фото.
Эта дополненная карта включает в себя несколько блоков.
Очередь. Сюда вносятся вообще ВСЕ задачи, которые когда-либо должны быть выполнены.
Буфер. Сюда выносятся те задачи, которые должны быть решены на текущей неделе – в зависимости от их важности и срочности. Обязательно укажите лимит задач на неделю.
Сегодня. Здесь задачи на день. Переместите их сюда из буфера.
Сейчас. Текущие дела.
В зависимости от того, будете ли вы пользоваться следующим блоком – «Ожидание», лимит на текущие дела варьируется. Если вы оставляете в текущих делах одну задачу, тогда вы можете перемещать в «Ожидание» те задачи, выполнение которых задерживается по не зависящем от вас причинам. Однако есть риск переполнить лист ожидания.
Поэтому специалисты рекомендуют увеличить количество дел на текущий момент и не использовать блок «Ожидание» в своем персональном канбане.
Сделано. Сюда перемещаются закрытые проекты и выполненные задачи. Их можно дополнить замечаниями, что было сделано хорошо, а что могло быть выполнено лучше.
Ретроспектива. Сюда можно выносить стикеры с выполненными задачами для их последующего анализа. Особенно это актуально для дел, выполнение которых вас не до конца удовлетворило.
На каждом стикере записывайте краткую информацию о задаче:
- название проекта,
- название задачи,
- исполнитель,
- заметки,
- дедлайн,
- дата старта,
- дата завершения.
Где узнать больше о персональном канбане?
К сожалению, самое полное руководство по персональному канбану – Personal Kanban: Mapping Work. Navigating Life Джима Бенсона и Тониана Де Мариа Бэрри до сих пор не переведено на русский язык. Так что для его изучения нужны хотя бы базовые знания английского языка.
А вот несколько русскоязычных книг по этой теме:
- «Производственная система Тойоты» Тайити Оно.
- «10 канбан досок и их контекст» Маттиаса Скарина.
- «Канбан. Альтернативный путь в Agile» Дэвида Андерсона.
- «Канбан: краткое руководство» Дэвида Андерсона и Энди Кармайкла.
Эффективного вам планирования!
Мария Вистунова
Фото Rawpixel
